GGN bespaart op nieuwe infrastructuur door partnership SLTN

 

Voor deurwaarders- en incassobureau GGN is ICT cruciaal voor het uitvoeren van de werkzaamheden. Toen het oude systeem de grens van zijn capaciteit bereikt had werd besloten alle ICT in één keer, in één weekend, te vervangen door een volledig nieuw systeem. Dat is vorig jaar gebeurd, in samenwerking met SLTN. Dat heeft alleen al op het gebied van beheer geleid tot een besparing van dertig procent.

Maarten Hendriks, Manager Technical Support GGN

Deurwaarders- en incasso-organisatie GGN heeft 1.350 medewerkers, verspreid over 27 vestigingen in heel Nederland. Het bedrijf is zes jaar geleden ontstaan uit een samenwerkingsverband van onafhankelijke deurwaarders. Aanleiding voor de vorming van GGN was nieuwe wetgeving die deurwaarders in staat stelde om buiten hun eigen regio actief te worden. Hierdoor kon bijvoorbeeld een deurwaarder uit Utrecht in Groningen exploten rijden. Maar omdat het niet altijd rendabel is om heen en weer te rijden voor één actie zochten deurwaarders samenwerkingsverbanden. In eerste instantie werd dat de franchise-onderneming GGN.

Deze franchise-onderneming heeft een aantal jaren bestaan, maar om echt synergievoordelen te behalen uit de samenwerking is in 2009 besloten om van GGN een fusie-organisatie te maken. Een van de eerste strategische stappen daarin was om de ICT samen te voegen. Samen met dienstverlener SLTN is toen een groot IT-project uitgevoerd, waarbij alle decentrale IT-infrastructuur werd geconsolideerd in een twin datacenter.

Stabiel platform

“Dat heeft ons voor de looptijd van die omgeving een stabiel, betrouwbaar platform opgeleverd waarmee we GGN konden opbouwen”, aldus Manager Technical Support Maarten Hendriks. “Na die drie jaar was de apparatuur echter afgeschreven, en liepen we tegen de limieten aan van zaken als schaalbaarheid en capaciteit. De oorspronkelijke berekeningen zijn, ondanks dat de verwachte capaciteit verviervoudigd was, erg krap gebleken.”

Naast dat big data-probleem had GGN te maken met nieuwe marktontwikkelingen. GGN is van oorsprong deurwaarders, maar daar zijn later incasso-activiteiten aan toegevoegd. Die beweging is verder gegaan, en in het kader van de achterwaartse integratie is daar ook pre-incasso, facturatie en debiteurenbeheer bijgekomen. Ook dat heeft invloed op de eisen die worden gesteld aan ICT.

Hendriks: “Dat stabiele platform heeft ons in staat gesteld om in drie jaar heel veel op te ruimen en te ontdubbelen. We waren vorig jaar aangekomen op een situatie met een zeer stabiele, opgeruimde en inzichtelijke omgeving. We waren zo in staat om met het aanbesteden een betere onderhandelingspositie te krijgen, omdat de risico’s veel kleiner waren dan voorheen. We konden veel scherper onderhandelen. Daarmee hebben we bij de aanbesteding al veel besparingen kunnen realiseren.”

Flexibiliteit

Het project werd opgedeeld in drie kavels: hosting, levering van de apparatuur en het beheer. “We hebben er bewust voor gekozen om de apparatuur in eigendom te houden, we leasen het niet. Dat geeft ons meer slagkracht. Met die opdeling houden we grip op de situatie, en zit je niet vast aan één partij. We hebben uiteindelijk wel bij twee kavels gekozen voor SLTN, maar dat beet elkaar niet, omdat de levering van de hardware een afgekaderd project was dat was opgeleverd toen kavel drie ging lopen.”

GGN heeft volgens Hendriks bij de aanbesteding bewust niet ingezet op technologie, maar op de eisen op het gebied van flexibiliteit, beschikbaarheid, schaalbaarheid en support. “Je kunt wel op mooie, nieuwe technologie inzetten, maar daar zitten soms kleine bedrijven achter waarvan het maar de vraag is of je op termijn support kunt krijgen. We hebben de kavels turn key aanbesteed, en SLTN heeft dat goed opgepakt op het gebied van meedenken en visie. Hun bevindingen sloten goed aan bij wat we op allerlei gebieden wilden, zowel de investeringen als de looptijd.”

“In dat traject is vooral opgevallen hoe goed SLTN meedacht met ons, ze begrepen onze targets, en hebben diverse manieren aangedragen om te besparen, buiten de scope van de opdracht. Bijvoorbeeld bij het consolideren van applicaties, waar we zelf nog niet aan gedacht hadden. Ze speelden goed in op onze visie, zoals het terugbrengen van onze ERP-systemen tot één platform. Ze beschikken naast technische kennis ook over kennis van de markt, en de toegevoegde waarde van de producten voor onze wensen. Dat vond ik goed, want je kon zowel praten over business als over technologie. Vaak zie je dat een partij maar één van beide zaken goed beheerst.”

SLA halen

GGN heeft vervolgens de volledige infrastructuur van het datacenter vervangen, op het telefonieplatform na. Daarbij ging het om het volledige SAN, de volledige Intel-omgeving, Cisco 1 Gbps Networking werd vervangen door een moderne Cisco-versie, de volledige back up oplossing was nieuw, alsmede de AIX systemen voor de ERP-omgevingen.

Het ging in totaal om 200 Windows-systemen, 75 TB aan data, zeven productie ERP-systemen en een OTA-omgeving die verplaatst zijn. Alle oude apparatuur is uitgebouwd en op een gecertificeerde manier schoongeveegd, zodat er geen gevoelige gegevens achterbleven. Bij de nieuwe systemen staan onder meer IBM AIX servers, Cisco UCS blades, Cisco 10 GB switching, en eVault back up.
GGN is bij de datacenters overgestapt van active-active naar active-passive om de complexiteit te verminderen en de beheerskosten te verlagen. “Met de technieken die daarbij ingezet zijn kunnen we nog steeds de eisen van de SLA halen: binnen vier uur zijn we in het geval van een calamiteit actief in het andere datacenter.”

IT is voor GGN cruciaal, dus het was zaak om alles in één keer goed over te zetten. “We leveren contact tussen debiteuren en onze opdrachtgevers. Dat doen we onder andere met telefonie, dat weer zwaar leunt op de integratie met de andere systemen. Je moet altijd in die systemen kunnen kijken, dossiers kunnen openen, en de samenhang kennen. Bovendien worden veel officiële documenten altijd geprint. Dat moet ook altijd door kunnen gaan, zodat deurwaarders op pad kunnen gaan.”

Professioneel

Alles is ook daadwerkelijk in één weekend omgezet. Hendriks: “Dat is fantastisch verlopen. Ik heb veel IT-projecten meegemaakt, en dit is de eerste waarbij alles verliep hoe het moest verlopen. Een groot verschil met drie jaar geleden was dat onze Microsoft-omgeving al volledig gevirtualiseerd was. We hoefden dus niet de inhoud van onze virtuele systemen te wijzigen. Met deze migratie hebben we vrijwel al onze doelstellingen gehaald.”

Ook het beheer is nu in handen van SLTN. “Zij hadden natuurlijk al achtergrondkennis over onze omgeving, en met de implementatie van deze infrastructuur voor bijvoorbeeld Cisco werd de beheerslast steeds minder, dat leidde toe een veel lager prijs. Ook het risico kon naar beneden, omdat we precies wisten wat er beheerd kon worden. De beheerskosten zijn uiteindelijk naar beneden gegaan met dertig procent, in lijn met een van onze criteria dat de beheersinspanning fors lager zou zijn.”

“De projectaanpak was strak en professioneel, de communicatie was goed. De benadering was niet die van een klant leverancier, maar het was een echt partnership. Ze gingen niet voor het geld op de korte termijn, maar ze wilden een langdurige relatie aangaan. In de RFP wilden we een duidelijke verlaging van de TCO, en dat hebben we gerealiseerd.”

This entry was posted in Infrastructuur. Bookmark the permalink.

Comments are closed.