Virtuele werkplek voor leerlingen en medewerkers Drenthe college.

Efficiënte ICT organisatie van het Drenthe College is voorbeeld voor collega’s èn bedrijfsleven.

“We zijn geen branden meer aan het blussen.” Jacco Heikoop, ICT Manager bij het Drenthe College in Emmen, is stellig. Na een succesvolle virtualisatie van zowel servers als desktops met SLTN funtioneert de infrastructuur van de onderwijsinstelling vlekkeloos, worden forse besparingen gerealiseerd èn is er volop ruimte voor innovatie. Medewerkers en leerlingen hebben met ieder gewenst device toegang tot de infrastructuur van het het Drenthe College. Vertegenwoordigers van zowel het bedrijfsleven als de overheid laten zich graag informeren hoe dit tot stand is gebracht.

Het Drenthe College is een regionaal georganiseerde MBO-instelling met achttien locaties verspreid door de provincie. Met ongeveer tienduizend studenten is het Drenthe College een middelgrote MBO-instelling. De organisatie heeft 685 FTE’s, verdeeld over parttimers waardoor er ongeveer duizend mensen werken. De afdeling ICT in deze organisatie is verantwoordelijk voor alles wat met techniek en innovatie te maken heeft, inclusief vaste en mobiele telefonie. Onder de voorzieningen die beschikbaar moeten worden gesteld aan de studenten behoren ook de pc’s en laptops die de studenten in eigen beheer hebben.

Binnen de eigen organisatie zijn de ICT-medewerkers verantwoordelijk voor het beheer van 1.500 vaste pc’s verspreid over de hele provincie Drenthe, 660 laptops van docenten, en 600 thin clients. Daarvoor zijn 11,5 FTE’s vrijgemaakt. ICT Manager Jacco Heikoop: “We hebben met succes een flinke reorganisatie doorgemaakt om de organisatie efficiënter te maken. Hiermee hebben we onder meer geanticipeerd op de komende bezuinigingen. Uit een benchmark van Boer & Croon blijkt dat we eigenlijk 21 FTE zouden mogen hebben. Daar zitten we ver onder dankzij die efficiencyslag.”

Netwerk onder controle
Dat de ICT afdeling van het Drenthe College zo efficiënt kan werken komt door de succesvolle virtualisatie van zowel back office als front end. “De belangrijkste stap is geweest de overgang van decentralisatie naar centralisatie. We kunnen nu het hele computerpark beheren vanaf een monitor. Dat klinkt gechargeerd, maar dankzij onze VMware software kan dit letterlijk. We hebben zowel de servers als de werkplekken gevirtualisererd, zodat we met het beheerconsole het hele netwerk onder controle hebben.”

De stabiliteit in het nieuwe systeem zorgt voor een meer efficiënte werkwijze en wij doen alleen nog maar het beheer. Dat is op zichzelf niet echt uitdagend, maar daardoor hebben wij wel veel ruimte voor innovatie ten behoeve van onze studenten en onze organisatie. De realisatie hiervan doen we in samenwerking met SLTN, onze partner op het gebied van technologie. Door de zeer lange ervaring die SLTN met VMware heeft en de zeer specialitische kennis die SLTN in huis heeft, hebben onze keus voor SLTN gemaakt.”

“Onze visie is dat we kiezen voor gevestigde fabrikanten en standaard producten en we samen werken met leveranciers van wie we weten dat zij goed zijn in een bepaalde markt. Gaandeweg bedachten we dat de beste strategie was om onze infrastructuur te gaan virtualiseren. Zo is de samenwerking met SLTN begonnen, omdat zij bekend staan als VMware en virtualisatie-specialisten. We werken nu alleen met de technologie van Cisco, VMware en Microsoft. Het is voor ons belangrijk dat wij op basis van deze leveranciers en SLTN steeds innovatief kunnen blijven voor onze studenten en onze eigen organisatie, bijvoorbeeld op het gebied van tele- en video performance.”

Nieuw leven inblazen
Deze transitie is nu zowel bij de servers als de desktops succesvol afgerond. “Het was een groot voordeel dat we eerst de back end gevirtualiseerd hadden. Er staan drieduizend systemen in de organisatie, en het was de vraag of we die allemaal moesten vervangen. We hebben ervoor gekozen dat niet te doen, en die systemen te houden en in de cloud aan te bieden. Dat vraagt weliswaar om investeringen in de back end, maar die utgaven zorgen er wel voor dat je op langere termijn de investeringen in de front end niet meer hoeft te doen. We hebben nu relatief oude pc’s staan waar echter wel Windows 7 op draait met full HD audio en video. We kunnen met software een pc nieuw leven inblazen, dankzij de back end en het aanbieden van de virtuele desktop.”

Dit scheelt met name enorm in de vervangingskosten. “We zijn daarmee een voorbeeld voor andere organisaties, zowel publiek als privaat. Zij komen nu kijken hoe wij onze virtualisatie hebben geregeld. Dat heeft alles te maken met het ontwerp dat we samen met SLTN hebben gemaakt. We zijn bewust overgestapt op blade server-technologie. We hebben nu honderdtwintig virtuele servers draaien op zes fysieke blades. Vroeger kocht je een fysieke server voor een paar services, maar dat was duur en de servers werden er niet stabieler op. Nu richten we voor alle diensten een virtuele server in, hij doet alleen waar hij voor is ingericht wat een hoge mate van stabiliteit creëert. In de oude situatie zouden we ongeveer dertig servers nodig hebben, met alle kosten van dien aan stroom, koeling en data opslag.”

Voor het virtualiseren van de 1.500 desktops zijn acht fysieke serves aangeschaft. “Dat is wederom een investering in de back end, die echter voorkomt dat we 1.500 machines fysiek moeten vervangen. Onze exploitatielasten gaan zo fors naar beneden omdat de afschrijvingen per jaar minder worden. In 2007 waren de exploitatielasten 3,1 miljoen euro per jaar, nu is dat 2,3 miljoen euro per jaar. De investering in de front end was elk jaar 800.000 euro, dat is nu nog maar 400.000 euro omdat we geen vervangingsslag meer hebben van fysieke machines.”

Eén druk op de knop
Het systeem is geniaal in zijn eenvoud. “We hebben een masterimage met uitsluitend Windows 7 en de applicaties bieden we allemaal virtueel aan. We hebben er nog maar 85, tegen 1.600 applicaties voor de reorganisatie. Per dag zetten we samen met SLTN een vestiging om. Dat gebeurt met één druk op de knop omdat de back office al volledig klaar is. Op de oude machines kunnen we het ghost image op een USB-stick aanbieden. Dat biedt bovendien voordelen voor de aansluiting van allerlei andere devices, zoals de computers van leerlingen. Wanneer ze een aansluiting hebben voor een USB-stick kunnen ze de virtuele client downloaden en hebben ze toegang tot de infrastructuur van de school.”

Dit betekent dat een leerling van Drenthe College dus ook thuis op de pc van zijn ouders kan werken op het systeem van de school, dankzij die USB-stick. “De filosofie is letterlijk anytime, any place, any device. Dat klinkt msschien ongeloofwaardig, maar is wel realiteit en dus letterlijk wat we aanbieden. Je hebt gewoon altijd de schoolomgeving bij de hand, of het nu op een pc is of een iPad. Dankzij de goed georganiseerde virtualisatie hebben we ruimte om dergelijke innovatieve concepten te ontwikkelen.”