Referenties

The ideal workspace of CMIS

Met dank aan Eric Bos, Director Information Technology of CMIS Group.
 

 

 

 

 

 

GGN bespaart op nieuwe infrastructuur door partnership SLTN

 

Voor deurwaarders- en incassobureau GGN is ICT cruciaal voor het uitvoeren van de werkzaamheden. Toen het oude systeem de grens van zijn capaciteit bereikt had werd besloten alle ICT in één keer, in één weekend, te vervangen door een volledig nieuw systeem. Dat is vorig jaar gebeurd, in samenwerking met SLTN. Dat heeft alleen al op het gebied van beheer geleid tot een besparing van dertig procent.

Maarten Hendriks, Manager Technical Support GGN

Deurwaarders- en incasso-organisatie GGN heeft 1.350 medewerkers, verspreid over 27 vestigingen in heel Nederland. Het bedrijf is zes jaar geleden ontstaan uit een samenwerkingsverband van onafhankelijke deurwaarders. Aanleiding voor de vorming van GGN was nieuwe wetgeving die deurwaarders in staat stelde om buiten hun eigen regio actief te worden. Hierdoor kon bijvoorbeeld een deurwaarder uit Utrecht in Groningen exploten rijden. Maar omdat het niet altijd rendabel is om heen en weer te rijden voor één actie zochten deurwaarders samenwerkingsverbanden. In eerste instantie werd dat de franchise-onderneming GGN.

Deze franchise-onderneming heeft een aantal jaren bestaan, maar om echt synergievoordelen te behalen uit de samenwerking is in 2009 besloten om van GGN een fusie-organisatie te maken. Een van de eerste strategische stappen daarin was om de ICT samen te voegen. Samen met dienstverlener SLTN is toen een groot IT-project uitgevoerd, waarbij alle decentrale IT-infrastructuur werd geconsolideerd in een twin datacenter.

Stabiel platform

“Dat heeft ons voor de looptijd van die omgeving een stabiel, betrouwbaar platform opgeleverd waarmee we GGN konden opbouwen”, aldus Manager Technical Support Maarten Hendriks. “Na die drie jaar was de apparatuur echter afgeschreven, en liepen we tegen de limieten aan van zaken als schaalbaarheid en capaciteit. De oorspronkelijke berekeningen zijn, ondanks dat de verwachte capaciteit verviervoudigd was, erg krap gebleken.”

Naast dat big data-probleem had GGN te maken met nieuwe marktontwikkelingen. GGN is van oorsprong deurwaarders, maar daar zijn later incasso-activiteiten aan toegevoegd. Die beweging is verder gegaan, en in het kader van de achterwaartse integratie is daar ook pre-incasso, facturatie en debiteurenbeheer bijgekomen. Ook dat heeft invloed op de eisen die worden gesteld aan ICT.

Hendriks: “Dat stabiele platform heeft ons in staat gesteld om in drie jaar heel veel op te ruimen en te ontdubbelen. We waren vorig jaar aangekomen op een situatie met een zeer stabiele, opgeruimde en inzichtelijke omgeving. We waren zo in staat om met het aanbesteden een betere onderhandelingspositie te krijgen, omdat de risico’s veel kleiner waren dan voorheen. We konden veel scherper onderhandelen. Daarmee hebben we bij de aanbesteding al veel besparingen kunnen realiseren.”

Flexibiliteit

Het project werd opgedeeld in drie kavels: hosting, levering van de apparatuur en het beheer. “We hebben er bewust voor gekozen om de apparatuur in eigendom te houden, we leasen het niet. Dat geeft ons meer slagkracht. Met die opdeling houden we grip op de situatie, en zit je niet vast aan één partij. We hebben uiteindelijk wel bij twee kavels gekozen voor SLTN, maar dat beet elkaar niet, omdat de levering van de hardware een afgekaderd project was dat was opgeleverd toen kavel drie ging lopen.”

GGN heeft volgens Hendriks bij de aanbesteding bewust niet ingezet op technologie, maar op de eisen op het gebied van flexibiliteit, beschikbaarheid, schaalbaarheid en support. “Je kunt wel op mooie, nieuwe technologie inzetten, maar daar zitten soms kleine bedrijven achter waarvan het maar de vraag is of je op termijn support kunt krijgen. We hebben de kavels turn key aanbesteed, en SLTN heeft dat goed opgepakt op het gebied van meedenken en visie. Hun bevindingen sloten goed aan bij wat we op allerlei gebieden wilden, zowel de investeringen als de looptijd.”

“In dat traject is vooral opgevallen hoe goed SLTN meedacht met ons, ze begrepen onze targets, en hebben diverse manieren aangedragen om te besparen, buiten de scope van de opdracht. Bijvoorbeeld bij het consolideren van applicaties, waar we zelf nog niet aan gedacht hadden. Ze speelden goed in op onze visie, zoals het terugbrengen van onze ERP-systemen tot één platform. Ze beschikken naast technische kennis ook over kennis van de markt, en de toegevoegde waarde van de producten voor onze wensen. Dat vond ik goed, want je kon zowel praten over business als over technologie. Vaak zie je dat een partij maar één van beide zaken goed beheerst.”

SLA halen

GGN heeft vervolgens de volledige infrastructuur van het datacenter vervangen, op het telefonieplatform na. Daarbij ging het om het volledige SAN, de volledige Intel-omgeving, Cisco 1 Gbps Networking werd vervangen door een moderne Cisco-versie, de volledige back up oplossing was nieuw, alsmede de AIX systemen voor de ERP-omgevingen.

Het ging in totaal om 200 Windows-systemen, 75 TB aan data, zeven productie ERP-systemen en een OTA-omgeving die verplaatst zijn. Alle oude apparatuur is uitgebouwd en op een gecertificeerde manier schoongeveegd, zodat er geen gevoelige gegevens achterbleven. Bij de nieuwe systemen staan onder meer IBM AIX servers, Cisco UCS blades, Cisco 10 GB switching, en eVault back up.
GGN is bij de datacenters overgestapt van active-active naar active-passive om de complexiteit te verminderen en de beheerskosten te verlagen. “Met de technieken die daarbij ingezet zijn kunnen we nog steeds de eisen van de SLA halen: binnen vier uur zijn we in het geval van een calamiteit actief in het andere datacenter.”

IT is voor GGN cruciaal, dus het was zaak om alles in één keer goed over te zetten. “We leveren contact tussen debiteuren en onze opdrachtgevers. Dat doen we onder andere met telefonie, dat weer zwaar leunt op de integratie met de andere systemen. Je moet altijd in die systemen kunnen kijken, dossiers kunnen openen, en de samenhang kennen. Bovendien worden veel officiële documenten altijd geprint. Dat moet ook altijd door kunnen gaan, zodat deurwaarders op pad kunnen gaan.”

Professioneel

Alles is ook daadwerkelijk in één weekend omgezet. Hendriks: “Dat is fantastisch verlopen. Ik heb veel IT-projecten meegemaakt, en dit is de eerste waarbij alles verliep hoe het moest verlopen. Een groot verschil met drie jaar geleden was dat onze Microsoft-omgeving al volledig gevirtualiseerd was. We hoefden dus niet de inhoud van onze virtuele systemen te wijzigen. Met deze migratie hebben we vrijwel al onze doelstellingen gehaald.”

Ook het beheer is nu in handen van SLTN. “Zij hadden natuurlijk al achtergrondkennis over onze omgeving, en met de implementatie van deze infrastructuur voor bijvoorbeeld Cisco werd de beheerslast steeds minder, dat leidde toe een veel lager prijs. Ook het risico kon naar beneden, omdat we precies wisten wat er beheerd kon worden. De beheerskosten zijn uiteindelijk naar beneden gegaan met dertig procent, in lijn met een van onze criteria dat de beheersinspanning fors lager zou zijn.”

“De projectaanpak was strak en professioneel, de communicatie was goed. De benadering was niet die van een klant leverancier, maar het was een echt partnership. Ze gingen niet voor het geld op de korte termijn, maar ze wilden een langdurige relatie aangaan. In de RFP wilden we een duidelijke verlaging van de TCO, en dat hebben we gerealiseerd.”

SLTN door IBM als officiële Cloud referentie benoemd.

SLTN, IT System Integrator en Solution Provider, SLTN door IBM als officiële Cloud referentie benoemd.

De door SLTN gebouwde Cloud Infrastructuur propositie is opgebouwd rondom het IBM Intel en IBM Storage platform en maakt gebruik van de IBM Smart Provisioning software die ofwel met KVM ofwel met VMware virtualisatie software in staat is binnen luttele seconden virtuele machines aan de gebruikers beschikbaar te stellen. Met name het gemak en de snelheid waarmee dit plaatsvindt is uitzonderlijk! De administratieve handelingen zijn met 70% gereduceerd ten opzichte van eerder oplossingen.

De door SLTN gebouwde Cloud infrastructuur oplossing is zeer schaalbaar en heeft een 99,999% beschikbaarheid voor haar gebruikers. De Cloud infrastructuur is opgesteld in Datacenter Brabant, een Tier 3 en zeer duurzaam en innovatief data center in Waalwijk.

“SLTN is erg trots dat IBM als een van de grootste IT bedrijven ter wereld juist de door SLTN gebouwde Cloud Infrastructuur oplossing als officiële referentie opneemt” aldus Eugene Tuijnman, CEO van SLTN. “Het bevestigt de kwaliteit van de gebouwde oplossing en de kennis van de IT specialisten van SLTN”. “SLTN ziet een sterke toename in het aantal klanten die hoge beschikbaarheid van hun IT infrastructuur wensen tegen betaalbare tarieven. Deze Cloud infrastructuur propositie is daar uitermate geschikt voor”

 

 

Voor meer informatie:

http://www-01.ibm.com/software/success/cssdb.nsf/cs/LWIS-8YSTCX?OpenDocument&Site=corp&ref=crdb

 

Het Nieuwe Werken in Praktijk

“We zijn geen branden meer aan het blussen.” Jacco Heikoop, ICT Manager bij het Drenthe College in Emmen, is stellig. Na een succesvolle virtualisatie van zowel servers als desktops met SLTN functioneert de infrastructuur van de onderwijsinstelling vlekkeloos, worden er forse besparingen gerealiseerd èn is er volop ruimte voor innovatie. Medewerkers en leerlingen hebben met ieder gewenst device toegang tot de infrastructuur van het het Drenthe College. Vertegenwoordigers van zowel het bedrijfsleven als de overheid laten zich graag informeren hoe dit tot stand is gebracht.

Het Drenthe College is een regionaal georganiseerde MBO- instelling met achttien locaties verspreid door de provincie. Met ongeveer tienduizend studenten is het Drenthe College een middelgrote MBO-instelling. De organisatie heeft 685 FTE’s verdeeld over parttimers waardoor er ongeveer duizend mensen. werken. De afdeling DRENTHECOLLEGE.NU is in deze organisatie verantwoordelijk voor alles wat met techniek en innovatie te maken heeft, inclusief vaste en mobiele telefonie. Onder de voorzieningen die beschikbaar moeten worden gesteld aan de studenten behoren ook de pc’s en laptops die de studenten in eigen beheer hebben.

Binnen de eigen organisatie zijn de ICT-medewerkers verantwoordelijk voor het beheer van 1.500 vaste pc’s verspreid over de hele provincie Drenthe, 660 laptops van docenten, en 600 thin clients. Daarvoor zijn 11,5 FTE’s vrijgemaakt. ICT Manager Jacco Heikoop: “We hebben met succes een flinke reorganisatie doorgemaakt om de organisatie efficiënter te maken. Hiermee hebben we onder meer geanticipeerd op de komende bezuinigingen. Uit een benchmark van Boer & Croon blijkt dat we eigenlijk 21 FTE zouden mogen hebben. Daar zitten we ver onder dankzij die efficiencyslag.”

Netwerk onder controle
Dat de ICT afdeling van het Drenthe College zo efficiënt kan werken komt door de succesvolle virtualisatie van zowel back office als front end. “De belangrijkste stap is geweest de overgang van decentralisatie naar centralisatie. We kunnen nu het hele computerpark beheren vanaf een monitor. Dat klinkt gechargeerd, maar dankzij onze VMware software kan dit letterlijk. We hebben zowel de servers als de werkplekken gevirtualiseerd, zodat we met het beheerconsole het hele netwerk onder controle hebben.”

De stabiliteit in het nieuwe systeem zorgt voor een meer efficiënte werkwijze en wij doen alleen nog maar het beheer. Dat is op zichzelf niet echt uitdagend, maar daardoor hebben wij wel meer ruimte voor innovatie ten behoeve van onze studenten en onze organisatie. De realisatie hiervan doen we in samenwerking met SLTN, onze partner op het gebied van technologie. Door de lange ervaring die SLTN met VMware heeft en de specialistische kennis die SLTN in huis heeft, heeft ons doen besluiten voor SLTN te kiezen.”

Nieuw leven inblazen
Deze transitie is nu zowel bij de servers als de desktops succesvol afgerond. “Het was een groot voordeel dat we eerst de back end gevirtualiseerd hadden. Er staan drieduizend systemen in de organisatie en het was de vraag of we die allemaal moesten vervangen. We hebben ervoor gekozen dat niet te doen en die systemen te behouden en in de cloud aan te bieden. Dat vraagt weliswaar om investeringen in de back end, maar die uitgaven zorgen er wel voor dat je op langere termijn de investeringen in de front end niet meer hoeft te doen. We hebben nu relatief oude pc’s staan waar echter wel Windows 7 op draait met full HD audio en video. We kunnen met software een pc nieuw leven inblazen, dankzij de back end en het aanbieden van de virtuele desktop.” Dit scheelt met name enorm in de vervangingskosten. 

Voor het virtualiseren van de 1.500 desktops zijn acht fysieke servers aangeschaft. “Dat is wederom een investering in de back end, die echter voorkomt dat we 1.500 machines fysiek moeten vervangen. Onze exploitatielasten gaan zo fors naar beneden omdat de afschrijvingen per jaar minder worden. In 2007 waren de exploitatielasten 3,1 miljoen euro per jaar, nu is dat 2,3 miljoen euro per jaar. De investering in de front end was elk jaar 800.000 euro, dat is nu nog maar 400.000 euro omdat we geen vervangingsslag meer hebben van fysieke machines.”

Eén druk op de knop
Het systeem is geniaal in zijn eenvoud. “We hebben een masterimage met uitsluitend Windows 7 en de applicaties bieden we allemaal virtueel aan. We hebben er nog maar 85, tegen 1.600 applicaties voor de reorganisatie. Per dag zetten we samen met SLTN een vestiging om. Dat gebeurt met één druk op de knop omdat de back office al volledig klaar is. Op de oude machines kunnen we het ghost image op een USB-stick aanbieden. Dat biedt bovendien voordelen voor de aansluiting van allerlei andere devices, zoals de computers van leerlingen. Wanneer ze een aansluiting hebben voor een USB-stick kunnen ze de virtuele client downloaden en hebben ze toegang tot de infrastructuur van de school.”

“De filosofie is letterlijk any time, any place, any device. Dat klinkt misschien ongeloofwaardig, maar is wel realiteit en dus letterlijk wat we aanbieden. Je hebt gewoon altijd de schoolomgeving bij de hand, of het nu op een pc is of een iPad. Dankzij de goed georganiseerde virtualisatie hebben we ruimte om dergelijke innovatieve concepten te ontwikkelen.”