28 mei Jeugdteams ZHZ kan efficiënter zorg verlenen met Ideale Werkplek

Zorg wordt in Nederland steeds vaker bij de cliënten thuis aangeboden. De ambulante zorgverleners hebben dus onderweg behoefte aan een robuuste digitale werkplek, die zowel gebruiksvriendelijk als veilig is. Jeugdteams Zuid-Holland Zuid heeft samen met SLTN alle medewerkers voorzien van een werkplek met de Microsoft Surface Pro, zodat ze overal en altijd hun werk kunnen doen, om zo efficiënt mogelijk zorg te verlenen.

Onder het motto ‘Samen doen wat nodig is’ verzorgt de Stichting Jeugdteams Zuid-Holland Zuid met ruim 250 medewerkers op een laagdrempelige wijze jeugdhulp in de wijk. Die teams zijn breed samengesteld, met onder meer HBO- en WO-geschoolde medewerkers vanuit Jeugd & Opvoedhulp, Jeugd Geestelijke Gezondheidszorg en Jeugd Licht Verstandelijk Beperkten zorg. Bovendien maakt Stichting Jeugdteams Zuid-Holland Zuid deel uit van een aantal grotere samenwerkingsverbanden met bijvoorbeeld huisartsen en onderwijs. Deze hulp wordt ingekocht door tien gemeenten.

“We bevinden ons als Jeugdwerk in een transformatie, waar IT een belangrijke rol in speelt”, zegt Leon Chevalking, ICT Manager bij Jeugdteams ZHZ. “Een steeds groter deel van wat wij doen is ambulant, dus onze medewerkers zijn dan extern te gast, ofwel bij gezinnen ofwel bij de zorgaanbieders. Het is belangrijk dat zij beschikken over de juiste mobiele middelen én bijbehorende verbinding. IT is geen managementspeeltje, maar essentiële uitrusting om optimaal zorg te bieden.”

Veilig

Bij het oprichten van de Stichting, in 2015, namen de medewerkers aanvankelijk de oude werkplek mee vanuit de organisaties die samen gingen werken. “Dat was een traditionele on-premise ICT-omgeving. Die voldeed niet meer vanwege de steeds meer ambulante manier van werken, en de wens om kostenefficiënter te gaan werken. We zijn dus op zoek gegaan naar een werkplek die in de eerste plaats veilig zou zijn, vanwege de gevoeligheid van de gegevens waar we mee werken.”

“Daarnaast was voor ons ook de prestatie een belangrijke eis, we wilden snelheid en toegankelijkheid. Inclusief de mogelijkheid om mee te groeien in de toekomst, wat betekent dat Cloud voor ons zeker een optie was toen we hiermee de markt ingingen.” Deze vragen heeft Jeugdteams ZHZ neergelegd bij drie aanbieders, waaronder SLTN.

Cloudoplossing

Van de antwoorden die terugkwamen van de aanbieders sloten die van SLTN naadloos aan op de wensen van Stichting Jeugdteams. “We vonden het prettig dat SLTN een volledige cloudoplossing aanbood, zonder tussenliggende virtualisatiesoftware. Voor de veiligheid maakt de oplossing gebruik van twee factor-authenticatie van mobiele telefoon en wachtwoord. Dus het is veilig en tegelijk gebruiksvriendelijk. Ook aantrekkelijk waren de aanvullende services, zoals detachering, waarmee je een breder palet diensten kunt afnemen. En tenslotte waren ze niet duurder dan de andere aanbieders.”

De hardware van deze werkplek bestaat uit een Microsoft Surface Pro en een mobiele telefoon. Softwarematig is het een volledige cloudoplossing met onder meer Microsoft Office 365. Chevalking: “Het is in de opbouw van de stack prettig dat technologie van Microsoft de basis vormt. Daarmee heb je altijd de meest optimale compatibiliteit.” De zorgverleners kunnen op twee manieren inloggen; De eerste is een toegang met ieder device tot de Cloud omgeving. De tweede is met de door SLTN beheerde Surface Pro tablets, die zo zijn ingericht dat ze toegang geven tot de volledige werkomgeving. SLTN biedt hiermee de technische ontzorging.

Werkplezier

“Alle verandering kan weerstand oproepen, dus daar hebben we vooraf al veel aandacht aan besteed, al voor de livegang hebben we training gegeven, samen met SLTN. De mensen wisten dus wat ze konden verwachten. En nu de werkplek er is kan iedereen gewoon bij zijn bestanden. Niemand is iets kwijtgeraakt, dat is goed geregeld door SLTN. De mensen merken bovendien dat ze heel gemakkelijk toegang kunnen krijgen, en ook nog eens sneller dan voorheen. Dat heeft duidelijk bijgedragen aan het werkplezier.”

De wens is dat medewerkers meer tijd over houden voor het primaire proces, door een soepelere ondersteuning van de ICT. Dat willen we nog verder verbeteren door het introduceren van online samenwerken met Microsoft Teams. Daar zijn we nog niet, maar met de basis die we nu hebben zijn we daar klaar voor. Het belangrijkste is dat de ICT nu goed werkt, vanuit de gebruiker moet het gewoon werken, zonder dat ze zelf extra handelingen moeten uitvoeren.”

Data

Chevalking benadrukt het belang van een goede datastrategie: “Voor je begint is het belangrijk dat je een duidelijke visie hebt op de data en dataveiligheid. Dat is cruciaal in deze sector. We moeten volgens mij accepteren dat Cloud veilig is, als Microsoft een onveilige Cloud zou aanbieden zouden ze niet de positie hebben die ze nu innemen. En voor de meest gevoelige data hebben we een oplossing waarbij de data gegarandeerd in Nederland staat; bij SLTN. Dat is technisch gezien eenvoudig te regelen.”

Tobias Polo Lopez, accountmanager bij SLTN, voegt hieraan toe: “Bij dit project is de voorbereiding heel belangrijk geweest, waardoor de medewerkers bij de livegang direct aan de slag konden met hun nieuwe werkplek. We hebben de inrichting van de Ideale Werkplek als partners uitgevoerd. Als er zaken niet optimaal verliepen is dat altijd in goed overleg opgelost.”

Chevalking: “Het was even spannend, maar op alle circa zeventien locaties konden mensen gelijk aan de slag. En Workspace 365 is erg intuïtief, zodat de mensen er steeds snel uit kwamen. Je moet volgens mij zoveel mogelijk gebruik maken van de kracht van de medewerker.”